NarKontroll gir bedre kontroll og sparer tid

Det er sendt ut to spørreundersøkelser internt i sykehuset om bruk av Narkontroll denne våren. Den ene gikk til sykepleiere, vernepleiere, helsefagarbeidere og medarbeidere i prehospital om bruker appen i det daglige.

Det ble også sendt ut en undersøkelse til ledere og medisinromansvarlige om hvordan bruk av portalen til appen fungerte. Resultatene viser at både app og portal fungerer svært godt og sparer både medarbeidere og ledere for mye tid.

Tungvinte manuelle rutiner

Kreftavdelingen satt i førersetet for å få utviklet appen og har gode erfaringer med bruken av den.

– Vi går aldri i verden tilbake til manuelle rutiner nå, sier seksjonsleder på døgn 10, Hanne-Guro Gellein Berg.

Bakgrunnen for at appen Narkontroll ble utviklet, var at sykepleierne opplevde å bruke mye tid på å ta ut A- og B-preparater i tillegg til at rutinene ikke ga den nødvendige og pålagte dokumentasjonen for bruken av preparatene.

- Vi opplevde at vi brukte mye tid på å ta ut et A-preparat. Vi måtte slå opp i en bok for å finne riktig preparat, skrive dato, finne riktig pasient og så måtte to personer signere og regne ut hvor mye av preparatet som var igjen på medisinrommet. Det var en ganske tidkrevende og tungvint prosess, forteller Berg.

App ble utviklet internt

Høsten 2023 var det noen kloke hoder som begynte å fundere på om en app kunne forenkle prosessen og samtidig øke sikkerheten. Da hadde IKT-avdelingen i sykehuset allerede utviklet et par apper som fungerte godt.

IKT-utvikler Glenn David Lind, fagutviklingsrådgiver Saxe Dingstad ved Affektive lidelser og Hanne-Guro selv ble med i en kreativ utviklingsgruppe for å finne ut hvordan en slik app kunne fungere. Allerede februar året etter var appen i bruk.

- Det som er ekstra moro, er at alt er egenutviklet hos oss i sykehuset, uten eksterne leverandører, smiler Berg.

Sikrer sporbarheten

Appens funksjonalitet sikrer at riktig pasient får riktig preparat ved at det 11-sifrede personnummeret kommer opp når ID-en skannes.

- Ellers betyr ikke appen noen stor forskjell i selve rutinen, men det går mye raskere. Vi henter ut preparatet vi skal ha, skanner preparatet, og skriver inn i appen hvor mange tabletter pasienten skal ha. Så må vi manuelt telle gjenstående volum av preparatet før vi skanner pasientens ID og signerer ved å «tæppe» eget ID-kort.  Tar vi ut et A-preparat må en kollega til kontrollere og «tæppe» sitt kort for kontroll og dobbeltsignering, forklarer hun.

Fortsatt mulig å gjøre feil

Hvis appen brukes riktig, er sikkerheten bedre enn før, mener Berg, men hun understreker at det fortsatt er mulig å gjøre feil. På kreftavdelingen har de også erfart at appen er så «god» til å lese strekkoder at den kan oppdage andre strekkoder enn den man egentlig mente å lese.

- Vi må alltid kontrollere det appen registrerer, så vi er sikre på at det er riktig medikament og riktig pasient. Heldigvis skjer det sjelden feil. Og skjer det feil, får vi beskjed med en gang. Vi er selvfølgelig avhengig av at nettet er oppe og går, men det er vi jo på alle datasystemer. Vi har fortsatt mulighet til å bruke manuelle rutiner hvis det skulle skje, forklarer hun. 

Avdekker avvik

Appen gir ledere automatisk beskjed hvis det oppstår avvik mellom det som tas ut og resterende beholdning i medisinrommet.

- Jeg får en e-post med en gang det skjer et avvik, og da kan jeg undersøke hva som har skjedd raskt. Jeg ser på pasientkurver for å se hva pasientene har fått av medisiner og snakker med mine medarbeidere om det. Ofte viser det seg at man har gitt medisin, men glemt å registrere, og da kan vi raskt rydde opp i det. 

Bruker appen noe ulikt

Berg er opptatt av at ledere må følge opp narkotikaregnskapet i portalen.

- Vi ser at avdelingene har litt ulike rutiner og at dobbeltkontroller ikke alltid skjer. Det er heller ikke alle som følger opp avvik. Så selv med en effektiv app, er det oppgaver som leder må ha fokus på for at appen skal ha den tiltenkte effekten. Det kommer ikke av seg selv. Mitt mål er hele tiden å forebygge at det skjer avvik, sier Berg. 

Hvert kvartal skal den enkelte medisinromansvarlig eller leder sende kvartalsregnskap til Sykehusapotekene på bruk av A-preparater. Tidligere brukte flere døgnområder nesten et dagsverk på disse rapportene. Undersøkelsen viser at 42 prosent bruker mindre enn 30 minutter på å sende inn NarKontroll-rapport til Sykehusapoteket nå. Tidligere var det kun 10 prosent som brukte så kort tid.

 - Nå bruker nesten halvparten mindre enn 30 minutter på noe som kunne ta opptil 12 timer før de tok i bruk Narkontroll.

Ingen vil tilbake

Brukerundersøkelsen viser både at medarbeiderne sparer tid og at de opplever at appen og systemet rundt gir større grad av sikkerhet og kontroll.

- De medarbeiderne som var litt skeptiske til å få en digital løsning, er ikke skeptiske nå. Undersøkelsen viser også at vi sparer mye tid på daglige oppgaver. Vi ledere har bedre oversikt, avdekker avvik raskere og har bedre mulighet for å spore hva som har skjedd. A-preparater er avhengighetsskapende, og det er viktig at vi har veldig god oversikt over hvordan de benyttes hos oss, understreker Berg.

Stor interesse utenfra

Flere sykehus og kommuner har tatt kontakt med Sykehuset Østfold for å få kjøpe og ta i bruk appen Narkontroll.

- Det som er ekstra gøy er at appen er utviklet av våre egne folk i et tett samarbeid mellom teknologi og oss klinikere. Vi har ikke hatt noen leverandører med så langt og har likevel klart å endre rutiner og redusere tidsbruk. Nå jobbes det med å lage avtaler mellom vårt sykehus og de som vil kjøpe appen. Det er moro at det er så stor interesse, avslutter Berg.

Arrangement på årets Arendalsuke

På Arendalsuka i august har Sykehuset Østfold et arrangement som heter «APPsolutt en god idé», der tema er brukernært innovasjonsutvikling i helse, og der vil apputviklingen i Sykehuset Østfold presenteres.