Har innført booking på 1. ledige time

- Vi bestemte oss for å teste den nye måten å gi pasienter timeavtale på i oktober i fjor. Og fortsatt har vi bare positive erfaringer, sier Janne Grønli Andersen, seksjonsleder i avdeling for dokumentasjon og pasientservice.

Sekretærtjenesten til ortopedisk avdeling er organisatorisk plassert i avdeling for dokumentasjon og pasientservice. 
- Det er en tett og god dialog mellom ortopedisk avdeling og oss, og vi har faste samarbeidsmøter hvor status gjennomgås, sier seksjonslederen.

La en god plan

Pasienter som henvises til ortopedisk poliklinikk får en frist for når de skal få første time ut fra den medisinske alvorlighetsgraden. Sekretærene som er knyttet til ortopedisk avdeling, har ansvar for å sette opp pasientene til time.

- Men i stedet for å sette opp en time nær fristen, som kan være langt fram i tid, ville vi heller booke pasienten inn på første ledige time. Vi ville rett og slett teste ut køteori i praksis, sier Grønli Andersen.

Avdelingen la en god plan for å ivareta de som allerede sto på venteliste, og satt fast opp tre pasienter fra venteliste og to nyhenviste pasienter på de første ledige timene. 
- Ortopedisk avdeling bidro med ekstra timer i poliklinikken, og etter omtrent fire uker var alle pasientene booket inn, sier hun.

Gjennomsnittlig ventetid i ortopedisk poliklinikk er nå under 40 dager. Det er ingen fristbrudd, det vil si at ingen pasienter venter lenger enn fristen som er satt for første konsultasjon.

Fornøyde pasienter

Responsen fra pasienter har vært positiv.
- Vi opplever at mange pasienter blir overrasket over at de får time mye raskere enn de var forespeilet, og noen syns det faktisk går vel raskt. Men absolutt de fleste er veldig fornøyde, sier helsesekretær Ruth Frisell, som er en av sekretærene som bruker det nye bookingsystemet.

Sekretærene får også betydelig færre telefoner med spørsmål om når pasientene kan forvente time.
- Den nye arbeidsformen gir oss større forutsigbarhet. Så dette er en arbeidsform vi vil beholde, sier seksjonslederen.

Velvillige leger

Seksjonslederen tror flere avdelinger vil ha nytte av å endre booking av timeavtaler.
- Men det må være avdelinger som har timebøker langt fram i tid, slik at vi har god oversikt over ledige timer framover og kan planlegge, sier hun.

Selv om pasienter nå bookes inn på første ledige time, må sekretærene alltid passe på at det er ledige timer tilgjengelig hvis det kommer pasienter det haster å ta inn.
- Og hvis vi ser at det kommer mange nyhenviste pasienter og det er behov for ekstra timer, er ortopedene velvillige og stiller opp, sier hun.