Nå vil du få digitale innkallingsbrev fra avdeling for bildediagnostikk

– Dette er en endring vi har ønsket oss lenge. Endelig er vi der pasientene forventer at vi skal være digitalt, sier avdelingssjef Eivind Reitan.

Endelig på plass på Helsenorge

Mens somatikken i sykehuset i flere år har sendt innkallinger digitalt, har avdeling for bildediagnostikk vært et unntak. Innkallingsbrevene har blitt sendt på papir, med lang postgang og mange henvendelser fra pasienter som har ventet på informasjon.

– Vi har ikke vært til stede på Helsenorge, selv om det er der pasientene finner resten av helseaktivitetene sine. Nå blir bildediagnostikk en del av den helheten, sier RIS/PACS-forvalter Hanne Walther.

De digitale brevene sendes fra bildediagnostikk sitt journalsystem og vises i pasientens innboks på Helsenorge. Dersom pasienten ikke bruker Helsenorge, vil innkallingsbrevet håndteres på samme måte som andre digitale brev fra Sykehuset Østfold. Om pasienten har en annen digital postboks sendes brevet dit, og om pasienten ikke bruker noen form for digital kommunikasjon sendes brevet i fysisk post. Hvis det sendes til Helsenorge, men pasienten ikke har åpnet brevet etter 7 dager, sendes det i fysisk post i tillegg.

- Ved å innføre digitale innkallingsbrev vil vi effektivisere utsendingen av brevene og pasienten vil få en tidligere varsling om timen sin. Den digitale løsningen vil bidra til en tryggere og raskere levering av informasjon om både forberedelser og informasjon om undersøkelsen, sier seksjonsleder for kontortjenesten, Christin Larsen.

Viktig med forberedelse før oppmøte

Undersøkelser ved avdeling for bildediagnostikk krever ofte gode forberedelser. Tidligere har det vært krevende å formidle omfattende informasjon via post eller telefon.

– Det er mye viktig informasjon som må fram for at pasienten skal være riktig forberedt til undersøkelsen. Det lar seg ikke alltid gjøre godt nok på telefon. Med digitale brev får pasienten informasjonen på en ryddig og tilgjengelig måte, sier Kari-Anne Bekken, driftskoordinator i kontortjenesten.

Innholdet i brevene er også endret betydelig. En brevgruppe har gått systematisk gjennom alle tekstene.

– Vi har brukt mye tid på språk og struktur. Forberedelser og det viktigste kommer nå tydelig først i brevet. Det gjør det enklere for pasienten å få med seg det som faktisk er viktig, sier Bekken.

Fra 127 brev til 17 maler

Tidligere bestod innkallingssystemet av 127 ulike brevvarianter som ble skrevet ut og sendt i posten. Nå er dette redusert til 17 standardiserte brevmaler, med fleksible tekstdeler som velges ut basert på hvilken undersøkelse pasienten skal til.

– Det er en helt ny måte å jobbe på for oss. Endringer som før måtte gjøres mange steder, kan nå gjøres ett sted. Det sparer tid for oss og reduserer risikoen for feil, sier sekretær Hilde Merete Danielsen.

Løsningen gjør det også vanskeligere å sende feil informasjon til feil pasient, og bidrar dermed til økt kvalitet og pasientsikkerhet.

Mindre bruk av fagspråk

En viktig del av arbeidet har vært å gjøre språket mer forståelig.

– Undersøkelsene er nå navngitt på norsk. I stedet for «MR caput» står det «MR av hodet». Det høres kanskje enkelt ut, men betyr mye for pasienten, sier Bekken.

I tillegg er behandlingstekster og tidligere brosjyrer lenket direkte i brevene, blant annet til informasjon om undersøkelser av barn.

En enklere arbeidshverdag

For kontortjenesten i avdeling for bildediagnostikk betyr endringen færre utskrifter og færre telefoner. Det sparer miljø og det sparer tid.

– Vi får mange henvendelser fra pasienter som lurer på hvor innkallingen er. Nå kan vi si at brevet ligger på Helsenorge. Det gir en roligere arbeidshverdag og mer tid til andre oppgaver som krever dialog, sier Hilde Merete Danielsen.

Pasienter som ønsker å endre time, må fortsatt ringe til kontortjenesten for å få hjelp til det. Timeavtalene hos bildediagnostikk vises i innboksen på Helsenorge.

Resultat av tett samarbeid

Løsningen er resultat av et langsiktig og målrettet samarbeid mellom ledelsen i avdeling for bildediagnostikk, kontortjenesten, IKT-miljøet, Sykehuspartner, leverandøren og fagmiljøer ved andre sykehus.

– Mange har lagt ned en betydelig innsats over tid, samtidig som den daglige driften har gått som normalt. Det har vært et godt lagarbeid, sier seksjonsleder Christin Larsen.